Scopri come l’introduzione di RENTRI cambia la Tenuta e Conservazione del Registro Cronologico dei rifiuti
La gestione, Tenuta e Conservazione del Registro Cronologico dei rifiuti, e di tutti i documenti legati ai rifiuti, stanno cambiando con l’introduzione RENTRI, il Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti.
Il Decreto Ministeriale 59/2023, insieme alle norme sulla digitalizzazione documentale sancite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e supervisionate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), infatti, definisce standard innovativi con l’obiettivo di assicurare tracciabilità, sicurezza e conformità normativa nella gestione dei rifiuti aziendali.
Il RENTRI obbliga gli enti coinvolti nella gestione dei rifiuti a registrare tutte le operazioni in modalità digitale.
Le aziende coinvolte comprendono i Produttori iniziali di rifiuti pericolosi e le imprese che gestiscono, trasportano o smaltiscono rifiuti sia pericolosi sia non pericolosi, oltre che enti e imprese coinvolti in operazioni di recupero o smaltimento. Questi soggetti devono iscriversi al RENTRI per garantire la corretta registrazione delle operazioni nel rispetto della legge, per evitare sanzioni.
La tracciabilità su RENTRI è supportata da un Registro Cronologico Digitale, che sostituisce la gestione cartacea tradizionale.
In questo modo, il Registro di Carico e Scarico dei rifiuti diventa un documento informatico a tutti gli effetti. Ciò significa che:
Dal 2026 gli obblighi relativi a Tenuta e Conservazione digitale saranno applicati anche al FIR (Formulario Identificazione Rifiuti).
Approfondiamo cosa sia, in primo luogo, la Conservazione. La Conservazione digitale a norma garantisce nel tempo l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti digitali.
Il processo è regolato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che stabilisce le modalità operative, le specifiche tecniche e i modelli organizzativi da seguire.
La normativa digitale insieme alla normativa RENTRI designano dunque che il Registro Cronologico, in quanto documento informatico, venga conservato secondo procedure specifiche che garantiscano:
In linea con il CAD, i documenti informatici devono essere conservati presso sistemi di Conservazione accreditati AgID. Questi sistemi garantiscono che i documenti siano mantenuti in conformità con gli standard di sicurezza, protezione e accessibilità previsti dalla legge.
Gli operatori devono, dunque:
La Conservazione, così come per i documenti elettronici di tipo contabile ad esempio le fatture elettroniche, deve essere operata almeno una volta all’anno.
Le tempistiche per la Conservazione dei Registri Digitali sono stabilite dall’articolo 190 del Decreto Legislativo 152/2006, ed è responsabilità dell’operatore assicurare che i documenti siano conservati per il periodo previsto dalla legge.
RENTRI non fornisce direttamente servizi di Conservazione digitale, pertanto gli operatori devono affidarsi a fornitori esterni per garantire la conformità alla normativa.
Come dicevamo, nel caso di utilizzo di un software gestionale rifiuti per la gestione del Registro Cronologico di Carico e Scarico, il trasferimento al sistema di Conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno. Si può di procedere, in ogni caso, con maggiore frequenza per garantire l’immodificabilità del Registro, come previsto dalle normative.
Le diverse tempistiche coinvolte nella gestione del Registro di Carico e Scarico includono dunque:
È importante mantenere una chiara distinzione tra i movimenti annotati localmente e il Registro Cronologico nel suo complesso. I movimenti devono essere registrati localmente e successivamente trasmessi al RENTRI, mentre il Registro Cronologico digitale deve essere posto in Conservazione secondo le tempistiche stabilite.
La funzione “Export per Conservazione” serve per trasferire il Registro al sistema di Conservazione, garantendo così la sua immodificabilità.
Qualora si rendesse necessaria una rettifica di un movimento già registrato, l’operatore dovrà annotare una nuova registrazione di rettifica e trasmetterla al RENTRI, come per l’annotazione originale. Se il Registro Cronologico è già stato posto in Conservazione, qualsiasi ulteriore registrazione di rettifica deve essere anch’essa conservata, come addendum al documento già esistente.
L’oggetto che viene portato in Conservazione è il Registro tenuto in locale e non i dati che vengono trasmessi al RENTRI.
Come stabilito dall’art. 4 del D.M. 59/2023, le registrazioni effettuate sul Registro di Carico e Scarico locale devono essere rese consultabili agli organi di controllo tramite mezzi informatici forniti dall’operatore, che è dunque responsabile anche del loro corretto funzionamento. Queste registrazioni costituiscono l’informazione primaria e originale, da cui è possibile effettuare riproduzioni e copie per usi consentiti dalla legge.
Gli operatori devono effettuare le registrazioni in modo da garantire la possibilità di riproduzione dei documenti posti in Conservazione e l’estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, relativamente alla serie di dati trasmessi al RENTRI. Questo è fondamentale qualora sia richiesto in sede di ispezioni o verifiche da parte degli organi di controllo.
La trasmissione al RENTRI consiste nell’invio obbligatorio dei dati relativi alla gestione dei rifiuti al Registro Elettronico Nazionale, mentre la Conservazione digitale a norma ha l’obiettivo di garantire nel tempo la validità legale e l’integrità dei documenti informatici, come i FIR e i Registri Cronologici.
La Conservazione digitale assicura accessibilità, autenticità e reperibilità dei documenti ed è regolata dall’AgID, che ne definisce i requisiti tecnici e organizzativi. Gli operatori sono tenuti ad avviare i documenti digitali alla conservazione a norma, mantenendoli disponibili per eventuali controlli e garantendone l’immodificabilità.
In sintesi, mentre la trasmissione al RENTRI riguarda la comunicazione dei dati al sistema centrale, la Conservazione digitale si occupa della loro tutela nel tempo, preservandone valore e conformità normativa.
Le regole operative per la Conservazione sono definite nelle Modalità operative 17 “specifiche tecniche”, approvate con Decreto Direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023 e pubblicate sul sito del RENTRI.
Per quanto riguarda la Conservazione sostitutiva, tutti gli operatori, compresi coloro che utilizzano i servizi di supporto messi a disposizione dal RENTRI, devono rivolgersi a fornitori del servizio di Conservazione (come quelli che offrono servizi di Conservazione delle fatture elettroniche). Come abbiamo visto sopra, i tempi di Conservazione dei Registri sono stabiliti dall’Art. 190 del D.Lgs. 152/2006.
Come anticipato, il Registro non potrà più essere tenuto in modalità cartacea o meglio, in sede di ispezione da parte degli enti deputati al controllo (ARPA, NOE, ecc…) col fine di dimostrare la corretta tracciabilità della gestione dei rifiuti farà fede il Registro elettronico correttamente tenuto.
Vediamo il passaggio preciso dell’Art. 4 del succitato Decreto, che abbiamo già spiegato:
“… le registrazioni sono rese consultabili agli organi di controllo con mezzi informatici messi a disposizione dall’operatore, che ne deve assicurare il corretto funzionamento e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge…” e prosegue “… i numeri di ciascuna registrazione che compongono il Registro sono progressivi e non modificabili e garantiscono l’identificabilità dell’utente”
Per garantire l’opponibilità ai terzi, l’immodificabilità deve essere assicurata dal titolare del Registro e riferita al documento informatico in formato XML, predisposto secondo i modelli XSD pubblicati nel portale RENTRI.
L’immodificabilità può essere garantita sia proteggendo il documento da tentativi di modifica, sia mantenendo evidenza di eventuali modifiche apportate successivamente alla generazione del file, preservando comunque i dati originali.
In conclusione si ricorda che il RENTRI non innova la normativa circa i tempi delle registrazioni, ossia 10 giorni lavorativi per i produttori iniziali.
Abbiamo visto come la corretta Tenuta digitale del Registro di Carico e Scarico è operata nel rispetto delle due discipline concorrenti:
Ricapitoliamo i passaggi da seguire per rispettare le disposizioni di legge e produrre documenti digitali validi per l’esibizione agli enti di controllo.
Le imprese devono implementare procedure conformi per la Tenuta digitale del Registro Cronologico, garantendo che tutti i dati relativi alla gestione dei rifiuti siano registrati e conservati nel rispetto delle normative.
Se il servizio di Tenuta e Conservazione non è garantito dal software gestionale utilizzato l’azienda dovrà dotarsi dei seguenti strumenti informatici:
Scegliendo un software di gestione rifiuti con Conservazione digitale integrata, si potranno facilitare molto questi passaggi.
È fondamentale, inoltre, che il personale sia formato sull’uso delle piattaforme digitali e che le procedure di gestione e Conservazione dei documenti siano monitorate regolarmente per garantire il rispetto delle norme per gli obblighi di Tenuta a norma.
L’azienda deve inoltre dotarsi della figura del Responsabile della Conservazione e redigere il Manuale della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione è una figura prevista dalle normative in materia di Conservazione digitale per garantire la corretta Tenuta e Conservazione dei documenti digitali aziendali, anche quelli relativi alla gestione dei rifiuti.
La nomina del Responsabile della Conservazione è obbligatoria per tutte le aziende che gestiscono documenti in formato elettronico, inclusi i Registri di Carico e Scarico dei rifiuti. La persona che ricopre il ruolo deve garantire che questi ultimi siano disponibili e utilizzabili in caso di controlli o verifiche da parte delle autorità competenti.
Il responsabile si occupa di definire le politiche di archiviazione, verificare l’integrità e la leggibilità dei registri nel tempo, garantire l’adozione di sistemi sicuri di Conservazione e monitorare l’accesso ai dati per evitare manomissioni o perdite.
Il Manuale della Conservazione è un documento obbligatorio che descrive le modalità con cui l’azienda conserva i propri documenti digitali, tra cui anche i Registri Cronologici dei Rifiuti.
Il manuale deve contenere tutte le informazioni relative alle procedure di Conservazione, come ad esempio i software utilizzati, i formati dei file, le misure di sicurezza adottate e le responsabilità interne.
Nel contesto della gestione dei rifiuti, il Manuale della Conservazione assume una particolare rilevanza poiché garantisce che tutte le operazioni di registrazione e Conservazione dei dati siano svolte in conformità con le normative vigenti.
Qual è un esempio di Conservazione digitale?
L’esempio tipico di Conservazione digitale è quello del servizio di Conservazione delle fatture elettroniche.
Per la Conservazione è sufficiente inviare il file in formato XML o è necessario trasmettere anche il PDF/A del nuovo modello?
In Conservazione va trasmesso il file in formato xml.
Se un agente di controllo richiede di vedere il file conservato, come si può visualizzare il contenuto se è in XML?
L’operatore potrà produrre, a partire dal XML, una stampa in formato PDF: si veda quanto indicato alla Modalità Operativa 17.4.
Il RENTRI include un servizio di Conservazione, o è necessario acquistare un software specifico?
Il RENTRI non mette a disposizione un servizio di Conservazione.
Chi fornisce il sistema di Conservazione?
Per la Conservazione sostitutiva, tutti gli operatori, compresi coloro che utilizzano i servizi di supporto messi a disposizione dal RENTRI, devono rivolgersi a fornitori del servizio di Conservazione (come ad esempio quelli che forniscono servizio di Conservazione delle fatture elettroniche).
Gli utenti hanno commentato: