Guida RENTRI Case di Cura e Ospedali

Una Struttura Sanitaria deve iscriversi al RENTRI quando rientra nei seguenti casi:

• se produce rifiuti pericolosi, anche in quantità limitate, in quanto la presenza stessa di rifiuti sanitari pericolosi fa scattare l’obbligo di iscrizione a prescindere dal volume prodotto;
• se ha più di 10 dipendenti anche se produce solo rifiuti non pericolosi nell’ambito della sua attività. Pur in assenza di rifiuti pericolosi (cosa non frequente), una grande Struttura Sanitaria rientra dunque negli obblighi di iscrizione al RENTRI.

Ne deriva che non sono obbligate all’iscrizione al RENTRI le Case di Cura e le cliniche che producono rifiuti non pericolosi solamente, cosa che rimarchiamo essere una situazione veramente poco comune per le aziende che operano nel settore sanitario. In ogni caso, la definizione dei Soggetti Obbligati al RENTRI è trasversale a tutti i settori.

Per quanto riguarda le strutture sanitarie non soggette all’obbligo di iscrizione, inoltre, è bene ricordare che dal 13 febbraio 2025 vige l’emissione dei Formulari con nuovo modello di Formulario: in questo caso è sufficiente eseguire la sola registrazione al sistema RENTRI come Produttori non iscritti.

In estrema sintesi, quasi tutte le Case di Cura e gli Ospedali italiani dovranno aderire al RENTRI, visto che la presenza di rifiuti sanitari pericolosi è diffusa anche nelle strutture di piccole dimensioni. Basti pensare a un ambulatorio dentistico con pochi operatori: produce aghi usati e composti contenenti sostanze pericolose. Sono di fatto escluse solo realtà prettamente ambulatoriali o amministrative, che non producono affatto rifiuti speciali, ad esempio uffici sanitari senza attività clinica.

Per Case di Cura e Ospedali le tempistiche di adesione al RENTRI seguono gli scaglioni previsti dal DM 59/2023, basati sul numero dei dipendenti totali e sulla tipologia di rifiuti prodotti, che riportiamo anche di seguito:

• Entro il 13 febbraio 2025 devono già essersi iscritte a RENTRI le grandi strutture sanitarie, quindi Ospedali, cliniche o Aziende Sanitarie con oltre 50 dipendenti che producono rifiuti pericolosi. In questa categoria rientrano la maggior parte degli Ospedali pubblici e delle Case di Cura private di maggiori dimensioni;
• dal 15 giugno al 14 agosto 2025 devono procedere le strutture sanitarie di medie dimensioni, ossia Produttori di rifiuti pericolosi con 11–50 dipendenti, ma anche se avessero un numero di dipendenti compreso in questo range e producessero solo rifiuti non pericolosi;
• dal 15 dicembre 2025 al 13 febbraio 2026 si devono iscrivere cliniche e strutture sanitarie con meno di 10 dipendenti che producono rifiuti pericolosi. Questa finestra riguarda quindi i poliambulatori, gli studi medici associati, i piccoli centri diagnostici privati con pochi addetti che comunque generano rifiuti sanitari pericolosi, ad esempio ambulatori dentistici, laboratori di analisi con pochi dipendenti, e così via. Entro il 13 febbraio 2026 anche queste realtà dovranno completare l’iscrizione al RENTRI.

Con RENTRI, le Aziende Sanitarie devono adottare la gestione digitale per i principali documenti di tracciabilità dei rifiuti, in primis Formulari (FIR) e Registri di Carico/Scarico.

Il Formulario di Identificazione Rifiuti accompagna ogni trasporto di rifiuti speciali, inclusi quelli sanitari. Come anticipato sopra, dal 13 febbraio 2025, sia per rifiuti sanitari pericolosi sia non pericolosi i FIR devono essere emessi e vidimati attraverso il portale RENTRI anche dalle strutture sanitarie non tenute all’iscrizione. Ad esempio, un piccolo studio medico non iscritto (fino a 10 dipendenti) dovrà comunque registrarsi a RENTRI tramite l’area dedicata ai Produttori non iscritti. Per la gestione agile dei Formulari, Rifiutoo offre la funzione Formulari in Cloud.

Un Ospedale o una Casa di cura deve tenere un Registro dove annotare Carichi e Scarichi dei propri rifiuti pericolosi. Con RENTRI, dopo l’iscrizione la tenuta del Registro diventa digitale. Dal momento in cui si passa al Registro Digitale tutte le operazioni di carico/scarico devono essere tracciate informaticamente e i relativi file conservati a norma. In questo senso diventa di primaria importanza avvalersi di un gestionale rifiuti con funzioni dedicate ai Registri.

Anche in ambito sanitario restano valide eventuali modalità alternative previste dalla legge per la tenuta del Registro. Ad esempio, alcuni piccoli Produttori possono essere esonerati dal registro se conferiscono i loro rifiuti pericolosi direttamente a determinati circuiti (come i centri di raccolta) secondo l’art. 190 del D.lgs. 152/2006. In tali casi – relativamente rari per i rifiuti sanitari – il RENTRI non richiede la trasmissione del Registro, ma la struttura dovrà comunque rispettare le condizioni dell’esenzione e conservare la documentazione alternativa prevista.

Ospedali e cliniche che generano rifiuti sanitari pericolosi dovranno, infine, continuare a dichiararli annualmente tramite MUD.

Case di Cura, Ospedali e in generale le Strutture Sanitarie che dovessero violare gli obblighi RENTRI sono soggette alle medesime sanzioni previste per gli altri Produttori di Rifiuti, con importi significativi dato il livello di rischio connesso ai rifiuti sanitari:

• la mancata iscrizione al RENTRI, quando dovuta, o la mancata registrazione/trasmissione dei dati sui rifiuti può comportare sanzioni amministrative pecuniarie da 500 a 3.000 euro. Ciò si può verificare, ad esempio, se un Ospedale obbligato non si iscrive entro i termini o non aggiorna correttamente le informazioni sul portale;
• l’assenza del Registro di carico e scarico per i rifiuti sanitari pericolosi o la mancata tenuta secondo le modalità digitali richieste può portare a multe fino a 30.000 euro. In casi particolarmente gravi – ad esempio gestione del tutto omessa dei rifiuti pericolosi – possono scattare ulteriori provvedimenti, inclusa la sospensione dei responsabili;
• l’errata gestione dei Formulario, ad esempio non vidimarlo digitalmente come prescritto, può comportare sanzioni fino a 10.000 euro e, secondo il regime sanzionatorio vigente, potenzialmente implicazioni penali se la violazione configura reati ambientali, come nel caso dello smaltimento illecito di rifiuti pericolosi.

Data la severità del quadro sanzionatorio e la delicatezza dei rifiuti sanitari, per le strutture sanitarie è fondamentale assicurare la massima conformità. L’utilizzo di strumenti digitali adeguati e procedure interne ben definite aiuta a ridurre il rischio di errori. In particolare, scegliere un software conforme al RENTRI può semplificare la gestione documentale e segnalare eventuali mancanze, scongiurando così multe e problemi legali.

Per strutture come Case di Cura e Ospedali, che gestiscono ogni giorno rifiuti sanitari pericolosi, la digitalizzazione non è solo un obbligo, ma un’opportunità per snellire le procedure e ridurre il margine d’errore.

Un software per la tracciabilità rifiuti realmente adatto al contesto sanitario deve semplificare l’intero flusso operativo: dalla compilazione dei FIR digitali alla registrazione delle movimentazioni previste dalla normativa RENTRI, fino alla conservazione sicura della documentazione.

Queste sono solo alcune delle Funzionalità di Rifiutoo. Il vantaggio del software non è solo nell’interoperabilità a RENTRI, ma anche nell’integrazione di strumenti pensati per realtà complesse: una soluzione costruita su misura per rispondere anche alle esigenze di chi lavora in ambito sanitario, dove velocità, precisione e responsabilità sono imprescindibili.