ViViFir cos’è e come funziona la vidimazione digitale dei formulari rifiuti, ecco tutti i dettagli

Cos’è il Vivifir

Vivifir è l’acronimo di Vidimazione Virtuale Formulario Identificazione Rifiuti. Si tratta del sistema che dall’8 marzo 2021 ha consentito finora di vidimare digitalmente i formulari dei rifiuti in alternativa alla vidimazione cartacea presso le Camere di Commercio. Il sistema funziona attraverso un portale web ma anche mediante i software gestionali dei rifiuti. Chiariamo fin da subito che questo sistema è per ora stato disponibile in alternativa alla vidimazione cartacea, fintanto che questa è rimasta un’opzione attiva.

Quella di un Formulario digitale, o comunque di una documentazione digitale di accompagnamento del rifiuto durante il trasporto, è un’innovazione da tempo richiesta e attesa dai vari attori della gestione rifiuti. Il Vivifir non è però una digitalizzazione totale perché prevede ancora la stampa del formulario.

L’introduzione di questa semplificazione è comunque una misura transitoria in vista dell’entrata in vigore totale del RENTRI, acronimo di Registro Elettronico Nazionale per la tracciabilità dei rifiuti.

La Legge che introduce il Vivifir

La Norma che introduceva il Vivifi è l’articolo 193 del D.lgs. 152/2006 introdotta dal D.lgs. 116/2020, che disciplina i formulari di identificazione dei rifiuti. L’articolo stabilisce che:

“in alternativa alle modalità di vidimazione di cui al comma 3, il formulario di identificazione del rifiuto può essere prodotto in format esemplare da stamparsi e compilarsi in duplice copia conforme al decreto del Ministro dell’ambiente 1° aprile 1998, n. 145, identificato da un numero univoco ottenuto tramite apposita applicazione raggiungibile attraverso i portali istituzionali delle Camere di Commercio”.

A riguardo di quelle organizzazioni che si avvalgono di gestionali informatici per contabilizzare i rifiuti è stata prevista la possibilità di accedere alla vidimazione virtuale anche attraverso i software. Il comma 5 dell’articolo 193 recita infatti che:

“La medesima applicazione rende disponibile a coloro che utilizzano propri sistemi gestionali per la compilazione dei formulari, un accesso dedicato al servizio anche in modalità telematica al fine di consentire l’apposizione del codice univoco su ciascun formulario.”

Questa ulteriore possibilità consente all’utente di incrociare immediatamente i documenti, nel caso della compilazione del Registro di Carico e Scarico, e ottenere i dati da inserire nelle schede rifiuto del MUD. Ovviamente ciò può avvenire se è il produttore del rifiuto a compilare il formulario essendo lui stesso a ottenere il codice di vidimazione. In caso contrario sarebbe in possesso di una copia cartacea e dovrebbe inserire e incrociare i dati manualmente.

Come funziona il Vivifir

Il servizio, garantito dalle Camere di Commercio come la tradizionale vidimazione cartacea dei formulari, che sarà ancora disponibile, con l’opzione di recarsi agli sportelli delle Camere di Commercio della Provincia competente per ricevere la bollatura dei propri formulari.

La nuova modalità digitale è un’alternativa che prevede in ogni caso la stampa del formulario. Quindi non vi è una smaterializzazione del documento ma solo della procedura di vidimazione.

La vidimazione virtuale, ovvero la richiesta dell’identificativo univoco da riportare sul proprio FIR avviene in due modalità:

• attraverso il portale vivifir.ecocamere.it
• mediante i propri software applicativi gestionali

Attraverso l’uso del portale Vivifir viene generato il numero univoco del formulario che consente all’utente di produrre un modello in formato PDF con apposto un QR Code che contiene le informazioni estese.

L’utente deve effettuare l’accesso al portale e poi nella propria area riservata dove può ottenere a richiesta prima un blocco virtuale e poi un formulario con il numero univoco e il QR code applicati sul documento. Il blocco virtuale è l’equivalente digitale dei blocchi cartacei acquistabili in cartolerie e affini.

Il sistema restituisce un formulario in bianco identico a quelli cartacei, da stampare in due copie e da compilare a mano con tutte le informazioni richieste. In ogni caso i codici univoci ottenuti attraverso il portale o il software gestionale e associati alla propria impresa, sono conservati e consultabili all’interno della propria area riservata.

Il Portale Vivifir

Realizzato da Ecocerved, e messo a disposizione da EcoCamere, il servizio Vivifir  è stato reso disponibile online dal sistema delle Camere di Commercio previa registrazione e senza alcun costo.

L’accesso al portale vivifir.ecocamere.it è stato dedicato a un utente che mediante Identità Digitale si autentica e indica l’impresa o l’ente per conto del quale opera. L’utente è il rappresentante dell’impresa o chi è delegato dall’impresa stessa. L’accesso avviente esclusivamente con CNS (Carta Nazionale dei Servizi) o SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e non è prevista la possibilità di accesso con altro tipo di credenziali.

Al momento della prima registrazione il rappresentante dell’impresa o chi delegato necessita di inserire il codice fiscale dell’azienda rappresentata. A questo punto il portale verifica, tramite interconnessione con il Registro Imprese, che la persona abbia titolo a rappresentare l’impresa. Quindi vengono recuperati i dati anagrafici dell’impresa e l’utente potrà proseguire utilizzando Vivifir.

L’utente così accreditato al sistema può successivamente delegare un soggetto terzo ad operare per proprio conto nel portale Vivifir oppure richiedere le credenziali tecniche che consentiranno al software gestionale utilizzato l’autenticazione tramite applicativo.

Nel caso di un ente non iscritto al Registro Imprese il soggetto al momento della registrazione indica il codice fiscale dell’amministrazione per conto della quale opera e, qualora fosse necessario, di un codice univoco dell’ufficio. Vivifir invia una richiesta di conferma della delega all’indirizzo istituzionale presente nell’Indice della Pubblica Amministrazione. Se avviene conferma l’utente potrà cominciare ad utilizzare il servizio.

Per effettuare una delega una persona dell’impresa con poteri riconosciuti in visura del Registro Imprese, deve accedere a Vivifir con la propria firma digitale nella funzione “Rappresentanti e delegati”. Poi deve identificarsi come rappresentante dell’impresa inserendo il codice fiscale della stessa e quindi delegare una persona fisica in possesso di firma digitale ad operare per proprio conto.

Vivifir e software gestionali

Come detto il servizio di vidimazione virtuale consente la possibilità, per i soggetti che utilizzano software per rifiuti, di vidimare i formulari attraverso gestionali informatici. È stato infatti implementato ciò che la Norma sopra riportata ha espresso.

Quello che avviene in pratica è che per i gestionali è possibile interfacciarsi con il sistema e saranno essi ad accedere al portale e a richiedere l’emissione dell’identificativo univoco per conto dell’utente che verrà poi riprodotto sul formulario. In questo caso il vantaggio per l’utente potrebbe essere quello di compilare il formulario a schermo per poi stamparlo in duplice copia, cosa che sul portale non è consentita.

Se l’impresa ha delegato la propria gestione rifiuti a un’associazione di categoria o a un consulente o professionista esterno, questi possono vidimare virtualmente il formulario per conto dell’impresa solo se essa li ha precedentemente delegati a farlo.

Quante copie del Vivifir servono?

La novità introdotta dal Vivifir è stata la possibilità di produrre autonomamente un formulario da poter poi compilare a schermo oppure a mano. Il servizio on-line, che ha affiancato per primo la vidimazione cartacea, accantona la necessità di doversi recare fisicamente allo sportello della Camera di Commercio competente per la vidimazione dei formulari prestampati su carta chimica in quattro copie e numerati dalle tipografie autorizzate.

Con Vivifir i formulari sono prodotti in formato PDF/A, uno standard internazionale previsto dalla norma ISO:19005. Questo formato garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con software diversi.

Il file del formulario è firmato digitalmente e ciò garantisce al destinatario l’autenticità del documento. Inoltre una volta firmato con una ID digitale viene bloccato per impedirne la modifica. Attenzione perché il formulario vidimato si potrà scaricare sul proprio PC una volta sola.

Un’ulteriore novità del sistema Vivifir riguarda il numero di copie del documento che devono essere prodotte. Il formulario deve essere prodotto in due copie. L’utente potrà stamparne una sola e fotocopiarla dopo la compilazione barrando la casella in fondo al documento e indicando così se si tratta della prima o della seconda copia.

La prima copia rimane al produttore del rifiuto e la seconda deve accompagnare il rifiuto fino a destinazione. Per garantire una corretta tracciabilità è previsto che il trasportatore trattenga una fotocopia del formulario compilato. A tutti gli altri soggetti coinvolti è indicato di ricevere ciascuno una fotocopia del formulario.

L’evidenza che attesta l’avvenuta consegna del rifiuto, la cosiddetta “quarta copia”, si ottiene con il trasportatore che trasmette al produttore la fotocopia del formulario con indicata accettazione del destinatario e peso a destino. Questa potrà essere trasmessa anche via PEC.

Le criticità

Come spesso accade con l’implementazione di nuovi sistemi di gestione informatica della burocrazia, si presentano dubbi e incertezze. La prima riguarda sicuramente la gestione delle copie del formulario che fino ad ora sono state quattro ed identiche visto che prodotte a ricalco su carta copiativa.

Da quanto emerge dalla Normativa il formulario è “da stamparsi e compilarsi in duplice copia”, con la modalità sopra riportata. Il produttore avrà la prima copia originale e il destinatario la seconda fotocopiata. Al trasportatore rimarrà un’ulteriore fotocopia.

Il primo quesito è perché non sono state previste quattro copie del formulario vidimato virtualmente? Oppure una sola copia poi da fotocopiare? Sicuramente l’intento è stato quello di semplificare ma con la conseguenza che le copie del formulario non saranno identiche, cosa finora assicurata dal sistema cartaceo.

Ora le prime due copie (per produttore e destinatario finale) saranno compilate dalla stessa persona ma, come detto, non saranno identiche. Quindi quale delle due dovrà essere fotocopiata e consegnata al trasportatore?

Sembra anche che i trasportatori non possano ad oggi utilizzare il sistema di vidimazione virtuale ed emettere loro stessi il formulario in alternativa ai produttori. Ciò a differenza di quanto avviene tuttora.

Vivifir e RENTRI

Con l’entrata in vigore di RENTRI l’uso del sistema Vivifir e della vidimazione tramite Vivifir andrà via via scomparendo. La vidimazione digitale, infatti, sarà gestita totalmente tramite il sistema RENTRI. Pertanto, tutte le indicazioni riportate in questo articolo, mirano a mantenere uno storico del funzionamento del Vivifir in un contesto di transizione al Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, e cesseranno di essere utili quando la gestione dei rifiuti sarà totalmente digitalizzata.