Quarta Copia formulario rifiuti. Cosa fare in caso di smarrimento o mancata ricezione

Cosa fare se la Quarta Copia del Formulario rifiuti viene smarrita o non viene ricevuta? In questo articolo le soluzioni.

Innanzitutto è bene distinguere due casistiche. La mancata ricezione della Quarta copia entro i 90 giorni e lo smarrimento del documento già ricevuto.

Responsabilità del Produttore iniziale o detentore

La responsabilità del Produttore o del detentore per il recupero o smaltimento dei rifiuti è esclusa nei casi indicati nel comma 4 e 5 dell’art. 188 come modificato dal D.L. 3 settembre 2020, n. 116 – Pacchetto Economia Circolare:

• Conferimento dei rifiuti al servizio pubblico di raccolta (c.4 lettera a);
• Conferimento dei rifiuti a soggetti autorizzati alla gestione, a condizione che il detentore abbia ricevuto la IV copia del Formulario entro tre mesi dalla data di conferimento dei rifiuti al trasportatore (data inizio trasporto) o, scaduto il termine, abbia provveduto a dare comunicazione alle autorità competenti (vedi regione per regione) della mancata ricezione del formulario. Per le spedizioni transfrontaliere di rifiuti il termine di tre mesi è elevato a sei e la comunicazione va effettuata alla Regione o alla Provincia autonoma (c.4 lettera b);
• Conferimento di rifiuti a soggetti autorizzati alle operazioni di raggruppamento, ricondizionamento e deposito preliminare (D13, D14, D15), a condizione che il produttore/detentore (oltre alla IV copia del FIR) abbia ricevuto un’attestazione di avvenuto smaltimento, resa ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (autocertificazione), sottoscritta dal titolare dell’impianto da cui risultino, almeno, i dati dell’impianto e del titolare, la quantità dei rifiuti trattati e la tipologia di operazione di smaltimento effettuata (comma 5).

Come evitare ritardi nella consegna della quarta copia Formulario Rifiuti

In attesa di poter compilare Formulari completamente digitali con RENTRI, già da tempo è ammessa la spedizione tramite PEC della quarta copia del Formulario di identificazione e, come affermato dalla AgID (Agenzia per l’Italia in Digitale), la conservazione di questa copia in digitale in sostituzione del cartaceo.

In attesa di un futuro decreto del Ministero dell’Ambiente, lo stesso ha esplicitamente escluso la necessità di una procedura specifica per l’invio della quarta copia via PEC. Tutto ciò fermo restando “la possibilità che vengano successivamente definite specifiche modalità operative per gli adempimenti in formato digitale previsti ai fini della tracciabilità dei rifiuti”.

Il Ministero dell’Ambiente, con nota del 30 luglio 2018, sulla trasmissione a mezzo PEC della IV copia del FIR, ha delineato 3 opzioni possibili, che si possono riassumere come segue:

• Utilizzo dell’originale cartaceo, come da tradizione
• Invio quarta copia scansionata da PEC a PEC: se non si dispone di firma digitale, il trasportatore deve assicurare la conservazione dell’originale cartaceo oppure l’invio dello stesso al produttore
• Da PEC a PEC: se si dispone di firma digitale l’invio così effettuato “sostituisce in tutto e per tutto, ad ogni effetto, la trasmissione materiale (cartacea)”.

Perciò pare evidente come un invio da PEC a PEC con firma digitale possa essere la soluzione migliore per evitare smarrimenti e ritardi. Si consiglia comunque di far seguire l’invio della quarta copia via PEC se in assenza di firma digitale con l’invio e l’archiviazione dell’originale cartaceo.

Invio della Quarta Copia via PEC

Il Ministero dell’Ambiente ha anche accreditato una procedura standardizzata di invio e conservazione della quarta copia:

1. L’originale cartaceo della quarta copia viene acquisito a mezzo scanner ottico in formato PDF.
2. Firmato elettronicamente così come richiesto dall’art. 3 del D.M 23/01/2004 senza marca temporale.
3. Inviato a mezzo Posta Elettronica Certificata – PEC – al produttore del rifiuto.
4. Archiviato elettronicamente con un software interoperabile certificato.

L’utilizzo della PEC è consentito proprio perché è lo strumento da utilizzare per tutte le comunicazioni elettroniche che richiedano le ricevute di invio e di consegna. L’originale cartaceo della Quarta copia scansionata verrà invece archiviato in armadi metallici aventi caratteristiche di resistenza al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi e reso disponibile su richiesta alle autorità o al produttore.

Mancata ricezione della quarta copia entro i tempi previsti

Al fine di vedere esclusa la responsabilità del produttore, la mancata ricezione della quarta copia del Formulario rifiuti dev’essere da esso immediatamente denunciata allo scadere dei 90 giorni, calcolati dalla data di conferimento dei rifiuti al trasportatore (data inizio trasporto), presso gli uffici delle autorità competenti (vedi regione per regione).

Smarrimento della quarta copia del Formulario – Cosa fare

Vediamo invece come muoversi in caso di smarrimento di una quarta copia già ricevuta oppure della prima copia del Formulario compilata dallo stesso produttore. In questi casi sarebbe bene procedere così:

• Farsi mandare una fotocopia della 3° copia del formulario con una certificazione ai sensi del D.P.R. n.445/2000 – Art. 47 che si tratta dell’originale in loro possesso;
• Fare denuncia presso un organo di Polizia Giudiziaria ed allegarla alla fotocopia;
• Conservare il tutto per 5 anni

A proposito di quest’ultimo punto, l’art. 193, comma 2 del D.lgs. 152/2006 dispone che le copie del formulario, siano esse digitali o cartacee, devono essere conservate per cinque anni.

La soluzione allo smarrimento della quarta copia

La soluzione è sicuramente convertirsi al digitale. Questo grazie alla validità giuridica della spedizione della quarta copia via PEC con firma digitale e la possibilità di archiviazione elettronica da parte del produttore. Ma tutto questo è gestibile grazie al software in cloud Rifiutoo.

• Puoi conservare in un archivio in cloud le quarte copie ricevute via PEC oppure scegliere se farlo su una tua memoria di massa.
• Potrai per comodità anche creare una copia digitale dell’originale cartaceo e caricarla nel software.
• Potrai connettere la quarta copia del FIR alla relativa operazione di scarico all’interno del software in cloud.

Con l’introduzione di RENTRI, il sistema di tracciabilità del FIR diventa più sicuro e gestibile digitalmente. Il portale RENTRI consente infatti di rintracciare e scaricare una copia digitale del FIR tramite il numero o il QR Code, semplificando l’accesso a una copia sostitutiva in caso di smarrimento e riducendo i rischi per il produttore.