Le 4 copie del Formulario rifiuti. A Chi vanno?
| Con il RENTRI |
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| Con l’introduzione del sistema RENTRI, la gestione della quarta copia viene digitalizzata, migliorando la tracciabilità e la sicurezza della documentazione. Grazie alla digitalizzazione, il processo può diventare più veloce.
Dal 13 febbraio 2025, infatti, entrerà in vigore il Nuovo Modello del Formulario di Identificazione dei Rifiuti. La vidimazione del Formulario diventa digitale tramite il portale RENTRI, eliminando l’obbligo della vidimazione fisica. La compilazione del FIR e la sua missione possono avvenire direttamente su RENTRI o tramite sistemi gestionali integrati con funzione specifica, con possibilità di stampa per garantire flessibilità e conformità. |
A chi vanno le 4 copie del Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) e come cambia la loro gestione con RENTRI? In questo articolo vediamo come devono essere distribuite e con quali modalità.
Il Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR)
Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) è il documento che deve accompagnare il rifiuto durante le fase di trasporto al fine di garantirne la tracciabilità. Ne dev’essere redatto uno per ogni tipologia di rifiuto e dalla sua entrata in vigore sostituisce tutti gli altri documenti di accompagnamento dei rifiuti trasportati validi precedentemente.
Il trasporto di rifiuti aventi le caratteristiche delle merci pericolose e quindi sottoposte alle normative ADR e RID, oltre che dal Formulario, deve essere accompagnato anche dalla documentazione prescritta dalle due suddette normative.
Vediamo ora come devono essere distribuite le 4 copie del formulario rifiuti e quali aggiornamenti introdotti dal sistema RENTRI riguardano in particolare la quarta copia.
Distribuzione delle 4 copie del Formulario Rifiuti
Ogni Formulario è composto da quattro copie a ricalco in quanto ai sensi dell’art. 193 del D.lgs 152/2006 deve essere redatto in quattro esemplari.
La prima copia redatta dal Produttore iniziale/detentore del rifiuto è l’originale compilato: le altre 3 copie si formano per effetto del ricalco sulla carta copiativa. Devono essere tutte datati e firmate dal produttore/detentore e controfirmate dal trasportatore.
Le 4 copie del Formulario rifiuti vanno così distribuite:
- Prima copia: rimane presso il Produttore/detentore e le altre tre viaggiano con il rifiuto fino all’impianto di destinazione.
- Seconda copia: rimane al trasportatore, anche dopo la consegna del rifiuto all’impianto.
- Terza copia: resta all’impianto di destino.
- Quarta copia: datata e controfirmata dal destinatario è re-inviata al Produttore iniziale, che la verifica e conserva insieme alla prima copia.
La Quarta copia, in particolare, svolge una funzione importante, in quanto riporta il peso effettivo del rifiuto confermato a destino e la firma di accettazione del destinatario, certificando così l’avvenuto conferimento.
Questa dovrà essere restituita al produttore e ciò può avvenire anche tramite il trasportatore. Ciò deve succedere per Legge entro 90 giorni dalla data del conferimento, oppure 180 giorni in caso di spedizioni transfrontaliere.
In caso di mancata ricezione della Quarta Copia del formulario nel termine previsto, il produttore/detentore deve darne comunicazione alla Provincia o Città Metropolitana, oppure alla Regione nel caso di trasporto transfrontaliero, al fine di vedere esclusa la propria responsabilità.
In caso di smarrimento della quarta copia del FIR durante il trasporto o la fase di restituzione, è importante seguire le procedure già consolidate per affrontare questa situazione. Queste procedure, utilizzate prima dell’introduzione di RENTRI, restano rilevanti anche in contesti dove non è disponibile il supporto digitale.
Con l’introduzione di RENTRI, il sistema di tracciabilità del FIR diventa più sicuro e gestibile digitalmente. Il portale RENTRI consente infatti di rintracciare e scaricare una copia digitale del FIR tramite il numero o il QR Code, semplificando l’accesso a una copia sostitutiva in caso di smarrimento e riducendo i rischi per il Produttore.
Gestione della Quarta Copia con RENTRI
Trasporto e Trasmissione della Quarta Copia con RENTRI
Durante il trasporto, una copia del FIR accompagna il rifiuto. Al termine del conferimento, il destinatario trattiene la propria copia e, in alternativa alla trasmissione fisica, il trasportatore può inviare una riproduzione digitale della quarta copia al produttore (via PEC, consegna diretta, o tramite i servizi digitali del portale RENTRI).
RENTRI permette anche il download diretto della quarta copia in formato digitale, accessibile attraverso il numero del FIR o il QR Code presente sul documento: un metodo che garantisce disponibilità continua e riduce la necessità di gestire fisicamente la documentazione.
Restituzione della Quarta Copia tramite RENTRI
Il termine per la trasmissione della quarta copia rimane di 90 giorni dal conferimento. Se il trasportatore e il destinatario utilizzano i servizi digitali del portale RENTRI, la copia completa del FIR può essere caricata nell’area riservata del sistema, dove il produttore può accedervi e monitorare la data di restituzione.
RENTRI offre inoltre la possibilità di utilizzare un sistema di notifiche per avvisare automaticamente il produttore in caso di ritardi, rendendo il processo più sicuro e affidabile rispetto alle modalità tradizionali.
Invio della Quarta Copia via PEC
Il Ministero dell’Ambiente ha chiarito che è ammessa anche la trasmissione della quarta copia scansionata, in formato digitale PDF trasmettendola via PEC – Posta Elettronica Certificata – e la sua conservazione digitale.
Come abbiamo visto, grazie alle nuove disposizioni, l’invio della quarta copia in formato digitale tramite PEC, già consentito dal Ministero dell’Ambiente, è reso ancora più semplice tramite il sistema RENTRI. Le copie possono essere firmate digitalmente, garantendo l’autenticità del documento e facilitando l’archiviazione digitale.
In alternativa, la quarta copia cartacea può essere scansionata e inviata via PEC al produttore, che potrà archiviarla digitalmente tramite software certificati. Tuttavia, nel caso in cui si preferisca conservare il documento cartaceo, esso deve essere archiviato in conformità con le norme di prevenzione incendi e reso disponibile per eventuali controlli
In dettaglio la procedura standardizzata di invio e conservazione della quarta copia accreditata dal Ministero risulta essere:
- L’originale cartaceo della quarta copia viene acquisito a mezzo scanner ottico in formato PDF.
- Firmato elettronicamente cosi come richiesto dall’art. 3 del D.M 23/01/2004 senza marca temporale.
- Inviato a mezzo Posta Elettronica Certificata – PEC – al produttore del rifiuto.
- Archiviato elettronicamente con software idoneo certificato.
- L’originale cartaceo della Quarta copia scansionata verrà archiviato (presso il destinatario) in armadi metallici aventi caratteristiche di resistenza al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi e reso disponibile su richiesta alle autorità o al produttore.
L’utilizzo della PEC risulta perfettamente idoneo proprio perché è lo strumento da utilizzare per tutte le comunicazioni elettroniche che richiedono le ricevute di invio e di consegna.
Inoltre il Ministero ritiene ammissibile questa procedura di trasmissione, conservazione e archiviazione in quanto conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale. Ciò con la raccomandazione di porre particolare cura alla leggibilità del documento digitalizzato, spesso già critica sugli originali cartacei.
Invio quarta copia del formulario via PEC e firma digitale
Come confermato dalla AgID (Agenzia per l’Italia in Digitale), dunque, la conservazione di questa copia in digitale può sostituire quella del cartaceo. A questo proposito è però importante la presenza della firma digitale nella comunicazione effettuata attraverso Posta Certificata.
Al di là della tradizionale spedizione dell’originale cartaceo, abbiamo visto come il Ministero dell’Ambiente abbia delineato altre due possibili modalità di re-invio della quarta copia in digitale. Una prevede comunque il re-invio del cartaceo parallelamente, l’altra invece risulta digitale a tutti gli effetti.
Configurando necessariamente un trasmissione del documento da PEC a PEC, le procedure possono essere così riassunte:
- Senza disporre di firma digitale: il trasportatore deve assicurare l’invio della quarta copia cartacea al produttore/detentore oppure la conservazione dell’originale.
- Disponendo di firma digitale: l’invio così effettuato “sostituisce in tutto e per tutto, ad ogni effetto, la trasmissione materiale (cartacea)”. Ciò con conservazione della quarta copia cartacea presso il destinatario secondo le modalità sopra indicate.
Si consiglia quindi vivamente in caso di invio della quarta copia via PEC in assenza di firma digitale di far seguire anche l’invio e archiviazione dell’originale cartaceo. Quest’ultimo sembra infatti conservare il valore legale in assenza di una firma digitale nella trasmissione via PEC.
Nel caso invece di invio quarta copia da PEC a PEC con firma digitale, non solo il PDF della quarta copia detenga valore legale me risulti essere la soluzione migliore per evitare smarrimenti e ritardi.
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