Le 4 copie del Formulario rifiuti. A Chi vanno?

A chi vanno le 4 copie del Formulario rifiuti ? In questo articolo vediamo come devo essere distribuite e con quali modalità.

Indice

• Il Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR)
• Le 4 copie del Formulario rifiuti a chi vanno?
• Invio della Quarta Copia via PEC
• Invio quarta copia del formulario via PEC e firma digitale

Il Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR)

Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) è il documento che deve accompagnare il rifiuto durante le fase di trasporto al fine di garantirne la tracciabilità. Ne dev’essere redatto uno per ogni tipologia di rifiuto e dalla sua entrata in vigore sostituisce tutti gli altri documenti di accompagnamento dei rifiuti trasportati validi precedentemente. Il trasporto di rifiuti aventi le caratteristiche delle merci pericolose e quindi sottoposte alle normative ADR e RID, oltre che dal Formulario, deve essere accompagnato anche dalla documentazione prescritta dalle due suddette normative.

Di seguito chiariremo quali sono le 4 copie del formulario rifiuti e a chi vanno.

Le 4 copie del Formulario rifiuti a chi vanno?

Ogni formulario è composto da quattro copie a ricalco in quanto ai sensi dell’art. 193 del D.lgs 152/2006 deve essere redatto in quattro esemplari. Ovviamente la prima copia redatta dal produttore/detentore del rifiuto è l’originale compilato e le altre 3 copie si formano per effetto del ricalco sulla carta copiativa. Devono essere tutte datati e firmate dal produttore/detentore e controfirmate dal trasportatore.

Le 4 copie del Formulario rifiuti vanno così distribuite:

1. Prima copia: rimane presso il produttore/detentore e le altre tre viaggiano con il rifiuto fino all’impianto di destinazione.
2. Seconda copia: rimane al trasportatore, anche dopo la consegna del rifiuto all’impianto.
3. Terza copia: resta all’impianto di destino.
4. Quarta copia: datata e controfirmata dal destinatario è re-inviata al produttore, che la verifica e conserva insieme alla prima copia.

La Quarta Copia recando il peso del rifiuto verificato a destino e la firma per accettazione da parte del destinatario certifica l’avvenuto e corretto conferimento del rifiuto. Questa dovrà essere restituita al produttore e ciò può avvenire anche tramite il trasportatore. Ciò deve succedere per Legge entro 90 giorni dalla data del conferimento, oppure 180 giorni in caso di spedizioni transfrontaliere.

In caso di mancata ricezione della Quarta Copia del formulario nel termine previsto, il produttore/detentore deve darne comunicazione alla Provincia o Città Metropolitana, oppure alla Regione nel caso di trasporto transfrontaliero, al fine di vedere esclusa la propria responsabilità.

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Invio della Quarta Copia via PEC

Il Ministero dell’Ambiente ha chiarito che è ammessa anche la trasmissione della quarta copia scansionata, in formato digitale PDF trasmettendola via PEC – Posta Elettronica Certificata – e la sua conservazione digitale.

In dettaglio la procedura standardizzata di invio e conservazione della quarta copia accreditata dal Ministero risulta essere:

1. L’originale cartaceo della quarta copia viene acquisito a mezzo scanner ottico in formato PDF.
2. Firmato elettronicamente cosi come richiesto dall’art. 3 del D.M 23/01/2004 senza marca temporale.
3. Inviato a mezzo Posta Elettronica Certificata – PEC – al produttore del rifiuto.
4. Archiviato elettronicamente con idoneo software certificato.
5. L’originale cartaceo della Quarta copia scansionata verrà archiviato (presso il destinatario) in armadi metallici aventi caratteristiche di resistenza al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi e reso disponibile su richiesta alle autorità o al produttore.

L’utilizzo della PEC risulta perfettamente idoneo proprio perché è lo strumento da utilizzare per tutte le comunicazioni elettroniche che richiedono le ricevute di invio e di consegna.

Inoltre il Ministero ritiene ammissibile questa procedura di trasmissione, conservazione e archiviazione in quanto conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale. Ciò con la raccomandazione di porre particolare cura alla leggibilità del documento digitalizzato, spesso già critica sugli originali cartacei.

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Invio quarta copia del formulario via PEC e firma digitale

Come confermato dalla AgID (Agenzia per l’Italia in Digitale) la conservazione di questa copia in digitale può sostituire quella del cartaceo. A questo proposito è però importante la presenza della firma digitale nella comunicazione effettuata attraverso Posta Certificata.

Al di là della tradizionale spedizione dell’originale cartaceo, il Ministero dell’Ambiente ha delineato altre due possibili modalità di re-invio della quarta copia in digitale. Una prevede comunque il re-invio del cartaceo parallelamente, l’altra invece risulta digitale a tutti gli effetti. Configurando necessariamente un trasmissione del documento da PEC a PEC, le procedure possono essere così riassunte:

• Senza disporre di firma digitale. Il trasportatore deve assicurare l’invio della quarta copia cartacea al produttore/detentore oppure la conservazione dell’originale.
• Disponendo di firma digitale. L’invio così effettuato “sostituisce in tutto e per tutto, ad ogni effetto, la trasmissione materiale (cartacea)”. Ciò con conservazione della quarta copia cartacea presso il destinatario secondo le modalità sopra indicate.

Si consiglia quindi vivamente in caso di invio della quarta copia via PEC in assenza di firma digitale di far seguire anche l’invio e archiviazione dell’originale cartaceo. Quest’ultimo sembra infatti conservare il valore legale in assenza di una firma digitale nella trasmissione via PEC.

Nel caso invece di invio quarta copia da PEC a PEC con firma digitale, non solo il PDF della quarta copia detenga valore legale me risulti essere la soluzione migliore per evitare smarrimenti e ritardi.

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