Come creare un registro di carico e scarico rifiuti con Excel

Guida alla gestione e creazione del Registro di Carico e Scarico dei rifiuti con Excel: ecco spiegato come passare dalla gestione amministrativa dei rifiuti cartacea a quella su Excel, ottimizzando al meglio il tuo tempo.

In questo articolo impareremo ad usare un foglio di calcolo Excel per generare un Registro di Carico e Scarico dei Rifiuti, snellendo così le attività di compilazione in modo da tenere sotto controllo la gestione amministrativa dei rifiuti.

Creare un Registro di Carico e Scarico Rifiuti su Excel

Anche noi all’inizio della nostra esperienza come consulenti ci siamo imbattuti nella necessità di portare il Registro di Carico e Scarico dei rifiuti dei nostri clienti su un software veloce, dinamico e alla portata di tutti.

Abbiamo cominciato ad indagare quale potesse essere uno strumento base che ci consentisse di poter ottimizzare la gestione dei rifiuti, in particolare del Registro Carico e Scarico. Scrivere tutto a mano risultava un’attività davvero time consuming.

Ecco la soluzione iniziale: Excel!

Tra decine di soluzioni diverse, Excel da subito mi è sembrata una valida opzione. Senza pensarci troppo, sulla base delle esperienze maturate nel settore, abbiamo cominciato a creare il nostro template. Un foglio semplice che  consentisse di avere il massimo controllo sui movimenti.

Excel non è una soluzione valida sempre e comunque: ad esempio non è possibile condividere il lavoro in real-time con il team di consulenza e nemmeno direttamente con l’azienda cliente, perciò è importante considerare l’implementazione di software di gestione rifiuti che automatizzano questi processi, garantendo al contempo la conformità normativa.

In ogni caso, Excel sia una buona soluzione iniziale, per rendersi conto di cosa si ha bisogno.

Vantaggi nell’utilizzo di Excel

Vado per punti volendo darti un quadro sui vantaggi che in questo periodo ho maturato nell’utilizzo del formato .xlsx / .xls (Excel).

Ecco i vantaggi che puoi ottenere utilizzando un software come Excel per redigere il tuo Registro di Carico e scarico dei rifiuti

1. Velocizzi tutte le attività. Compilare a mano il registro richiede una buona dose di concentrazione. L’errore nella compilazione non solo ti porterà a dover cercare una soluzione per eliminarlo dal foglio, sporcando molto il tuo lavoro, ma potrebbe portare l’azienda a ricevere pesanti sanzioni.
2. Basta carta. Se parliamo di rifiuti parliamo anche di lotta allo spreco e, sebbene prima o poi sarai costretto per la normativa vigente a stampare su fogli vidimati, con una soluzione virtuale puoi permetterti di stampare solo quando necessario.
3. Dove e quando vuoi. Una soluzione virtuale come il Registro su Excel ti permette di portarti dietro il lavoro. Un Registro cartaceo come quello che potresti comprare da Buffetti

Rifiutoo ti regala il suo modello Excel

Noi di Rifiutoo vogliamo farti un regalo, perché crediamo nel reciproco aiuto e supporto in un settore complesso e pieno di insidie.

Invece di raccontarti come creare in autonomia il tuo foglio Excel per il registro di carico e scarico, puoi scaricarlo comodamente da qui sotto.

Qui sotto trovi il link al foglio Excel che abbiamo creato in questi anni di lavoro sul tema. Ci siamo sempre trovati bene – finché non abbiamo capito che volevamo qualcosa di più e con altri obiettivi di risultati per i nostri clienti! – ma per cominciare è un fattore di estrema semplificazione dei processi.

Scarica qui il foglio di lavoro: Registro di carico e scarico dei rifiuti*

Nel foglio di calcolo troverai tre fogli di lavoro:

• Rifiuti
• Stampa vidima
• Movimenti

Per ognuno di questi troverai qui sotto come sono stati pensati e creati. Con un breve guida per ognuno potrai ottenere facilmente il miglior modo per ottimizzare le registrazioni di carico e scarico dei rifiuti aziendali. Personalizzalo, miglioralo e dimmi cosa ne pensi nei commenti qui nell’articolo!

Foglio Rifiuti – Registro Carico Scarico su Excel

Il primo foglio di lavoro è composto dalla tabella dei rifiuti prodotti dalla tua azienda. Inserisci nella tabella tutte le informazioni richieste per automatizzare il processo di compilazione dei movimenti (foglio MOVIMENTI), vedi l’immagine qui sotto.

Stampa Vidima – Registro Carico Scarico su Excel

Il secondo foglio di lavoro contiene il frontespizio e l’elenco dei fogli numerati da stampare e far vidimare in Camera di Commercio.

Il frontespizio è la copertina del nostro registro di carico e scarico dei rifiuti, sui fogli bianchi invece andranno stampate le movimentazioni.

Prima della Vidima presso la Camera di Commercio territorialmente competente (provincia delle sede legale o dell’unità locale) deve essere compilata solo la parte di riferimento ai dati della DITTA, dell’ATTIVITÀ SVOLTA e l’intestazione del foglio di calcolo.
Una volta compilati questi dati è possibile stampare i fogli da far vidimare presso la Camera di Commercio ed iniziare ad utilizzare il registro di carico e scarico virtuale.

Foglio Movimenti – Registro Carico Scarico su Excel

Il terzo foglio di lavoro è precompilato con il classico schema del registro di carico e scarico, così come siamo abituati a vederlo (tipo “Buffetti”). Prima di iniziare ad utilizzare questo foglio assicurati di aver adeguatamente compilato il primo foglio (RIFIUTI) con i dati dei rifiuti da te abitualmente prodotti.

Guida alla compilazione

Ecco, ora passiamo al lato pratico. Hai ottenuto il nostro registro su Excel ma non sai da che parte cominciare. In primis ti consiglio di leggere la Guida che abbiamo redatto per la compilazione del Registro Carico Scarico dei rifiuti che, indipendentemente dal formato, mantiene le stesse modalità di compilazione:

Per non perdere il filo del discorso ho voluto riportarti qui sotto come puoi compilare questo Registro di carico scarico in semplici mosse.

Come compilare il foglio RIFIUTI

CODICE (CER)

Riporta il codice CER come descritto nell’Elenco Europeo dei Rifiuti, identificato nella Comunicazione della Commissione 2018/C 124/01.

Trova qui tutti i codici CER che stai cercando con tutte le descrizioni

DESCRIZIONE DEL RIFIUTO

Riporta qui il nome codificato del rifiuto come riportato nell’Elenco Europeo dei Rifiuti. Quando si effettuano registrazioni per rifiuti del tipo 00.00.99 – rifiuti non specificati altrimenti, è necessario riportare un’ulteriore descrizione dettagliata (es: terre di filtrazione) in luogo della descrizione generica (rifiuti non specificati altrimenti).
STATO FISICO
Indica lo stato fisico del rifiuto:
1- solido polverulento
2 – solido non polverulento
3 – fangoso palabile
4 – liquido

CLASSI DI PERICOLOSITÀ
Il campo è da compilarsi solo per i rifiuti pericolosi, contrassegnati con un asterisco (es: 12.01.18*) nell’Elenco Europeo dei rifiuti. In questo spazio vanno indicate le classi di pericolosità: HP1 – HP2 – HP3 – HP4 – HP5 – HP6 – HP7 – HP8 – HP9 – HP10 – HP11 – HP12 – HP13 – HP14 – HP15.

La pericolosità di un rifiuto, quando non è determinabile dalle schede di sicurezza dei prodotti che costituiscono il rifiuto, viene determinata tramite analisi di laboratorio volte a verificare l’eventuale superamento di valori di soglia individuati dalle Direttive sulla classificazione, l’etichettatura e l’imballaggio delle sostanze pericolose.

Come compilare il foglio STAMPA VIDIMA

INTESTAZIONE

• Prima casella: non modificare
• Seconda casella: Ragione Sociale
• Terza casella: Codice fiscale

DITTA
Dati anagrafici relativi all’impresa:

• Ragione sociale
• Residenza e domicilio
• Codice fiscale (che può coincidere con la partita IVA)
• Ubicazione dell’esercizio (sede dell’impianto di produzione, unità locale)

ATTIVITÀ SVOLTA

• produzione di rifiuti
• trasporto di rifiuti
• recupero di rifiuti (codice R… – allegato C alla parte IV del D.lgs. 152/2006)
• smaltimento di rifiuti (codice D… – allegato B alla parte IV del D.lgs. 152/2006)
• intermediazione e commercio di rifiuti con detenzione

TIPO DI ATTIVITÀ
Questo campo deve essere compilato solo dalle aziende che svolgono attività di recupero o di smaltimento dei rifiuti.

NUMERO DI REGISTRAZIONE
Indicare data e numero della prima e dell’ultima registrazione effettuata sul registro. Il primo numero “apre” il registro, il secondo lo “chiude”. Si rammenta di non compilare questa parte prima della Vidima da parte della Camera di Commercio territorialmente competente.

CARATTERISTICHE DEL RIFIUTO
L’elenco è sostanzialmente una legenda per la corretta registrazione delle operazioni di carico o scarico sul registro: non deve in alcun modo essere barrato o completato.

Come compilare il foglio MOVIMENTI

Prima colonna – DATA
Indicare la data della registrazione, non superiore a dieci giorni lavorativi dal momento della produzione del rifiuto e dal conferimento per l’avvio a recupero o smaltimento.

Prima colonna – PROGRESSIVO DEL MOVIMENTO
Assegnare un numero progressivo (protocollo) ai movimenti è obbligatorio.
Non vi sono particolari indicazioni sulla gestione della numerazione, unica indicazione si riferisce al fatto che ogni registrazione (di carico o scarico) deve essere univoca. L’uso di sezionali è inoltre ammesso (es: 01/2020, 02/2020, ecc…).

Prima colonna – NUMERO E DATA DEL FORMULARIO
I produttori iniziali di rifiuti (aziende di produzione) devono riportare il numero e la data di emissione del formulario solo in caso di movimento di scarico (rifiuti in uscita dallo stabilimento). Il numero è un codice alfanumerico, posto solitamente in alto a destra del modello, la data da riportare è quella di emissione del formulario (che può anche essere antecedente a quella dell’effettivo trasporto – Circolare Ministeriale 4 agosto 1998, punto 2 lett. c).

Prima colonna – RIFERIMENTO OPERAZIONI CARICO
I numeri (di protocollo) dei movimenti di carico cui lo scarico che stiamo compilando vanno riportati nell’apposito spazio. Per chiarire meglio il concetto si riportano alcuni esempi (se il rifiuto è lo stesso, ovvero codice CER, classificazione e stato fisico coincidono):

Scarico di un carico mediante un solo scarico
carico 001 – kg. 1500
scarico 002 – kg. 1500 – rif. op. di carico: 001

Scarico di un carico mediante più scarichi
carico 001 – kg. 1500
scarico 002 – kg. 750 – rif. op. di carico: 001
scarico 002 – kg. 750 – rif. op. di carico: 001

Scarico di più carichi mediante un solo scarico
carico 001 – kg. 750
carico 002 – kg. 750
scarico 003 – kg. 1500 – rif. op. di carico: 001, 002

Seconda colonna – CODICE
Scegliere dal menù a tendina (vedi tabella foglio RIFIUTI) il codice CER del rifiuto cui la registrazione che stai eseguendo fa riferimento. Se hai compilato correttamente la tabella del foglio RIFIUTI. in automatico  verranno riportate le informazioni relative a:

• Descrizione
• Stato fisico
• Classi di pericolosità

Se invece le informazione che vuoi inserire differiscono da quelle precompilate nella tabella del foglio RIFIUTI puoi procedere ad inserirle manualmente.

Terza colonna – RIFIUTO DESTINATO A
Indicare, per i soli movimenti di scarico, se il rifiuto è stato avviato ad operazioni di smaltimento (D1, D2, D3, … D15) o recupero (R1, R2, R3, … R13), in base all’effettiva destinazione del rifiuto indicata nel formulario.

Terza colonna – QUANTITÀ
In questo campo deve sempre essere riportata la quantità di rifiuti prodotti relativa al movimento di carico (o scarico), utilizzando le seguenti unità di misura: Kg o litri o metri cubi. Si consiglia tuttavia di utilizzare sempre l’unità di misura in Kg in quanto:

• il MUD ammette come unità di misura solo i Kg;
• nel formulario non è prevista l’unità di misura metri cubi.

Scopri qui Registro carico e scarico: i 5 errori da non commettere nella compilazione

Qualora l’azienda non sia in possesso di sistema di pesa, va indicato il peso presunto del rifiuto (stima ragionevole del peso) sia nelle operazioni di carico sia nella/e operazione di scarico. La quantità dello scarico deve coincidere con la somma delle quantità presunte dei carichi cui si fa riferimento. Il peso reale invece (peso verificato a destino), ovvero quello che mi viene comunicato dall’impianto di recupero/smaltimento, va indicato nel campo annotazioni ed è desumibile dalla quarta copia del formulario.

Esempio pratico di compilazione:
carico 001 – kg. 1500 (peso presunto)
carico 002 – kg. 1500 (peso presunto)
scarico 003 – kg. 3000 (pesi 001 + 002) – rif. op. carico: 001, 002 – peso verificato a destino: 3285 kg

Il dato relativo alla quantità presunta indicata nell’operazione di scarico deve coincidere con quella (quantità presunta, non a destino) indicata nel formulario cui lo scarico fa riferimento. Pertanto, prima di indicare nel formulario una quantità presunta, si consiglia di verificare la somma delle quantità già registrate per quel rifiuto e solo dopo indicare.

Quarta colonna – LUOGO DI PRODUZIONE
Sono tenuti alla compilazione di questo campo i soli soggetti che effettuano attività di manutenzione a rete diffusa sul territorio e tengono i registri presso unità centralizzate o di coordinamento.

Quarta colonna – INTERMEDIARIO/COMMERCIANTE
Qualora l’azienda si sia avvalsa dei servizi di un intermediario per avviare a recupero/smaltimento il rifiuto, è necessario indicare in questo campo:

• Denominazione: nome o ragione sociale
• Indirizzo della sede
• Codice Fiscale
• Numero Iscrizione Albo Gestori Ambientali (es: BO24980)

I dati qui sopra elencati possono essere desunti dalla informazioni riportate nel formulario cui lo scarico fa riferimento.

Quinta colonna – ANNOTAZIONI
Qualora vi sia la necessità di effettuare note di correzione alle registrazioni (successive alla stampa), in modo da evitare cancellature e abrasioni (malviste in sede di controllo da parte dell’autorità competente), utilizzare il campo annotazioni. Si consiglia di “barrare” i dati errati lasciando riconoscibile il dato ed indicare nel campo annotazioni il dato corretto e l’errore che ha portato alla necessità di eseguire una correzione.

Quinta colonna – PESO A DESTINO
Riportare qui il peso verificato a destino riscontrato nella IV copia del formulario. Qualora la IV copia non sia ancora in tuo possesso procedi pure alla stampa, ricorda sempre che il registro può sempre essere aggiornato e corretto a mano.