Il Formulario Rifiuti. Obblighi di Legge, sanzioni e gestione del documento

Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) è il documento che deve accompagnare il rifiuto durante le fasi di trasporto al fine di garantirne la tracciabilità. Con l’attivazione del RENTRI, il Registro Elettronico per la Tracciabilità dei Rifiuti, entrerà in vigore anche il Nuovo Modello del Formulario, ma solo a partire dal 13 febbraio 2025.

In questo articolo vedremo quali sono gli obblighi di Legge riguardanti la compilazione e la gestione del Formulario.

Obbligo di compilazione del Formulario Rifiuti

Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti è il documento di accompagnamento per il trasporto di rifiuti che dev’essere emesso per:

• Ogni tipologia di rifiuto trasportata.
• Ogni produttore/detentore del rifiuto trasportato.
• Ciascuna operazione di recupero o smaltimento cui i rifiuti sono destinati. Se un rifiuto è destinato a diverse operazioni di recupero, devono essere emessi tanti formulari quante sono le destinazioni del rifiuto. Non possono inoltre essere effettuati stoccaggi intermedi dei rifiuti trasportati, utilizzando lo stesso Formulario.

Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti sostituisce in generale gli altri documenti di accompagnamento dei rifiuti trasportati. Il trasporto di rifiuti aventi le caratteristiche delle merci pericolose sottoposte alle normative ADR e RID, oltre che dal Formulario, deve essere accompagnato anche dalla documentazione prescritta da dette normative.

Esclusioni dall’obbligo del Formulario Rifiuti

Non è obbligatorio compilare il formulario nei casi seguenti:

• Trasporto di rifiuti urbani da parte dal gestore del servizio pubblico o da soggetto da questo delegato.
• Trasporto di rifiuti non pericolosi effettuati dal produttore dei rifiuti stessi in modo occasionale e saltuario, che non eccedano la quantità di 30 Kg o di 30 litri al giorno (art. 193, comma 4, D.lgs 152/2006).
• Trasporto di rifiuti speciali di cui all’articolo 184, comma 3, lettera a), effettuato dal produttore dei
  rifiuti stessi in modo occasionale e saltuario e finalizzato al conferimento al gestore del servizio pubblico
  di raccolta dei rifiuti urbani con il quale sia stata stipulata una convenzione, purché tali rifiuti non
  eccedano la quantità 30 kg o di 30 litri al giorno (art. 193, comma 4-bis, D.lgs 152/2006).
• Trasporto di rifiuti effettuate da soggetti abilitati allo svolgimento delle attività medesime in forma ambulante, limitatamente ai rifiuti che formano oggetto del loro commercio.
• Movimentazione dei rifiuti effettuata all’interno di un’area privata delimitata (art. 193, comma 9, D.lgs 152/2006).
• Trasporti transfrontalieri (art. 193 comma 7, D.lgs 152/2006)

Il comma 5 dell’art. 193 definisce meglio cosa si debba intendere come trasporto “occasionale e saltuario”. I limiti indicati sono un massimo di 4 trasporti annui oppure un quantitativo massimo trasportato di 100 chilogrammi o 100 litri in tale lasso di tempo.

Modello di Formulario Rifiuti

Il modello vigente di identificazione dei rifiuti è quello definito dal DM n. 145/1998, “Regolamento recante la definizione del modello e dei contenuti del formulario di accompagnamento dei rifiuti ai sensi degli articoli 15, 18 comma 2, lettera e) e comma 4, del D.lgs. 5 febbraio 1997, n. 22″.

Come abbiamo anticipato, le scadenze legate al RENTRI regolano anche il cambiamento dei modelli di Formulario.

Stampa e Numerazione del Formulario Rifiuti

I Formulari sono predisposti dalle tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze ai sensi dell’art.11 del D.M. Finanze 29/11/1978, di attuazione del D.P.R. n. 627/78. Devono essere numerati progressivamente con numeri di serie e progressivi prestampati, anche con l’adozione di prefissi alfabetici di serie.

Vidimazione e annotazioni del Formulario Rifiuti

I Formulari di identificazione devono essere vidimati dalle Camere di Commercio della Provincia territorialmente competente, ovvero in cui ha sede l’attività, oppure dall’Agenzia delle entrate. La vidimazione dei formulari è gratuita e non soggetta ad alcun diritto o imposizione tributaria.

L’art. 4, comma 2, del DM 145/98 precisa che prima dell’utilizzo deve essere registrata sul registro IVA acquisti la fattura di acquisto dei formulari dalla quale devono risultare gli estremi seriali e numerici degli stessi.

Formulario e Registro di Carico e Scarico

I Formulari di identificazione costituiscono parte integrante dei registri di carico e scarico dei rifiuti prodotti e gestiti e a tal fine:

• Gli estremi identificativi del formulario dovranno essere riportati sul registro di carico e scarico in corrispondenza alla registrazione di scarico effettuata dal produttore/detentore.
• Il numero progressivo della registrazione di scarico effettuata su suddetto registro deve essere riportato sulla copia del formulario.
• Per i soggetti che non hanno obbligo di compilare il Registro di Carico e Scarico, l’esonero dovrà risultare sul formulario da specifica indicazione riportata nello spazio Annotazioni (Circolare Ministero ambiente del 4 agosto 1998, parte 1 lett. l).

Chi deve compilare il Formulario?

L’art. 193, comma 2 del Testo Unico Ambientale stabilisce che “ il formulario di identificazione deve essere compilato, datato e firmato dal produttore o detentore dei rifiuti e controfirmato dal trasportatore […]”. Sulla base di questa disposizione si ritiene che debba essere il produttore/detentore a compilare materialmente il formulario oltre che datarlo e firmarlo.

E’ lui che dovrà provvedere quindi alla corretta redazione di tutte le sue parti con l’obbligo di indicare in maniera esatta e corretta le caratteristiche quali-quantitative dei rifiuti. Su di lui ricade la responsabilità di assegnazione del codice CER e nei casi previsti dalla normativa di caratterizzazione analitica (analisi chimica).

Chi lavora sa bene però quanto sia consolidata la pratica secondo la quale è il trasportatore a provvedere alla compilazione del formulario. Ciò non toglie che la responsabilità della corretta redazione resti comunque a carico del produttore/detentore. Il suggerimento per le imprese produttrici che sottoscrivono il formulario, quando anche compilato dal trasportatore, è quello di verificare correttezza e completezza delle informazioni indicate ed accertarsi che quanto dichiarato corrisponda realmente alle caratteristiche del rifiuto e del mezzo di trasporto in questione.

Le quattro copie del Formulario

Ogni formulario è composto da quattro copie a ricalco in quanto ai sensi dell’art. 193 del D.lgs 152/2006 deve essere redatto in quattro esemplari. Devono essere tutti datati e firmati dal produttore/detentore dei rifiuti e controfirmati dal trasportatore.

Le quattro copie devono essere così distribuite:

1. Produttore: la prima copia rimane presso il produttore/detentore e le altre tre viaggiano con il rifiuto fino all’impianto di destinazione.
2. Trasportatore: la seconda copia rimane al trasportatore, anche dopo la consegna del rifiuto all’impianto.
3. Destinatario: la terza copia resta all’impianto di destinazione.
4. Produttore: la quarta copia datata e controfirmata dal destinatario è re-inviata al produttore, che la verifica e la conserva unitamente alla prima copia.

Quando il destinatario riceve il rifiuto, nel caso in cui il peso verificato a destino dovesse essere diverso da quello stimato in partenza, deve essere registrato nelle Annotazioni delle altre tre copie del formulario. Non farlo in quello riservato al destinatario, spazio in cui si dichiara che il carico è stato accettato per determinate quantità. Quest’ultima prassi può infatti generare confusione. L’annotazione di un peso differente da quello dichiarato in partenza, ricavato in modo diverso dalla ricezione della quarta copia del formulario è sanzionabile.

La Quarta Copia recando il peso verificato a destino del rifiuto e la firma per accettazione da parte del destinatario certifica l’avvenuto e corretto conferimento del rifiuto. Questa dovrà essere restituita al produttore e ciò può avvenire anche tramite il trasportatore. Ciò deve avvenire per Legge entro 90 giorni successivi alla data del conferimento, oppure 180 giorni in caso di spedizioni transfrontaliere.

In caso di mancata ricezione della Quarta Copia del formulario nel termine previsto, il produttore/detentore deve darne comunicazione alla Provincia o Città Metropolitana, oppure alla Regione nel caso di trasporto transfrontaliero, al fine di vedere esclusa la propria responsabilità.

Invio della Quarta Copia via PEC

E’ possibile inviare la quarta copia del formulario al produttore tramite PEC – Posta Elettronica Certificata – con firma digitale, in sostituzione dell’originale cartaceo e conservarla digitalmente.

In dettaglio la procedura standardizzata di invio e conservazione della quarta copia accreditata dal Ministero risulta essere:

1. L’originale cartaceo della quarta copia viene acquisito a mezzo scanner ottico in formato PDF.
2. Firmato elettronicamente cosi come richiesto dall’art. 3 del D.M 23/01/2004 senza marca temporale.
3. Inviato a mezzo Posta Elettronica Certificata – PEC – al produttore del rifiuto.
4. Archiviato elettronicamente con idoneo software certificato.

L’originale cartaceo della Quarta copia scansionata verrà archiviato in armadi metallici aventi caratteristiche di resistenza al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi e reso disponibile su richiesta alle autorità o al produttore.

Il Ministero ritiene ammissibile questa procedura di trasmissione, conservazione e archiviazione in quanto conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale, con la raccomandazione di porre particolare cura alla leggibilità del documento digitalizzato, spesso già critica sugli originali cartacei.

Ricezione della Quarta Copia e responsabilità del Produttore/Detentore

L’articolo 178, comma 3 del “Testo Unico Ambientale” (D.Lgs 152/06) contiene il principio comunitario del coinvolgimento per cui il solo fatto di conferire i propri rifiuti a terzi, anche quando autorizzati, non assolve il produttore dalla responsabilità in ordine alla sua gestione.

L’articolo 188 – Oneri dei produttori e dei detentori – recita “Gli oneri relativi alle attività di smaltimento sono a carico del detentore che consegna i rifiuti ad un raccoglitore autorizzato o ad un soggetto che effettua le operazioni di smaltimento, nonché dei precedenti detentori o del produttore dei rifiuti”.

Questo articolo specifica anche che la responsabilità del detentore per il corretto recupero o smaltimento dei rifiuti è esclusa:

• a) in caso di conferimento al servizio pubblico di raccolta.
• b) in caso di conferimento dei rifiuti a soggetti autorizzati alle attività di recupero o di smaltimento, a condizione che il produttore/detentore abbia ricevuto la quarta copia del formulario controfirmata e datata dal destinatario entro 90 giorni dalla data di conferimento dei rifiuti al trasportatore. Oppure che alla scadenza del predetto termine abbia provveduto a dare comunicazione alla Provincia della mancata ricezione del Formulario. Per le spedizioni transfrontaliere di rifiuti tale termine è elevato a 180 giorni e la comunicazione è da effettuare alla regione.

Conservazione del Formulario

L’art. 193, comma 2 del D.lgs. 152/2006 dispone che le copie del formulario, siano esse digitali o cartacee, debbano essere conservate per cinque anni.

Smarrimento del Formulario – Come procedere

In caso di smarrimento della prima o della quarta copia del Formulario da conservare è bene agire in questo modo:

• Farsi mandare una fotocopia della 3° copia del formulario con una certificazione ai sensi del D.P.R. n.445/2000 – Art. 47 che si tratta dell’originale in loro possesso;
• Fare denuncia presso un organo di Polizia Giudiziaria ed allegarla alla fotocopia;
• Conservare il tutto per 5 anni

Trasporto rifiuti senza Formulario – Sanzioni

All’articolo 193 del TUA sono indicate le sanzioni per le violazioni in materia di Formulario. Oltre all’obbligo di tenuta dei Registri di Carico e Scarico, i soggetti indicati all’articolo 189 comma 3 devono accompagnare il trasporto dei rifiuti con il FIR.

Per il trasporto dei rifiuti in assenza di formulario o contenente dati incompleti o inesatti è prevista la sanzione amministrativa da Euro 1.600,00 a Euro 9.300,00 per il trasporto di rifiuti non pericolosi. Nel caso di trasporto di rifiuti pericolosi si applica la sanzione penale della reclusione fino a due e confisca del mezzo di trasporto utilizzato.

Se le informazioni siano ricostruibili attraverso i dati riportati nella comunicazione al Catasto, nei Registri di Carico e Scarico e nelle altre scritture contabili tenute per Legge, la sanzione amministrativa prevista è diminuita e passa da 260,00 a 1.550,00 euro.

Si ricorda che la falsa attestazione, circa la natura, composizione e caratteristiche chimico-fisiche dei rifiuti è sanzionata secondo quanto disposto dall’articolo 483 del Codice Penale corrispondente alla falsità ideologica commessa da privato in atto pubblico.